En plus d’être un enjeu pour les entreprises dans les années à venir, la dématérialisation deviendra bientôt une obligation pour tous. Comment vous démarquer de vos concurrents ? Vous souhaitez proposer une solution réactive à vos clients ? Votre objectif est de rendre votre entreprise plus performante ? Découvrez les avantages de la numérisation de vos processus.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est l’action par laquelle les documents matériels (souvent papiers) sont remplacés par des versions virtualisées. La digitalisation des procédures et des documents est un pan majeur de la transformation numérique des entreprises. Tout comme le courrier devenu courriel, vos documents papiers deviendront électroniques.
Ce fonctionnement est, pour les entreprises et leurs clients, un avantage non négligeable.
Pourquoi est-ce avantageux pour votre activité
Un gain de temps et d’argent
Supprimez le traitement des documents
L’impression, les photocopies, la mise sous-pli, tous ces processus qui vous font perdre un temps fou ! Sans oublier l’achat des cartouches d’encre, de papiers, d’enveloppes, de timbres… Autant de choses qui vous demande un vrai budget.
Affranchissez-vous des intermédiaires
L’acheminement de vos documents vers leur destinataire ne se fait pas tout seul ! Le transport et l’envoi prennent un temps considérable et vous coûte très cher.
La digitalisation de tous vos documents vous permettra de diminuer et même entièrement supprimer ces étapes. Les documents seront directement informatisés et transmis de la même façon à vos clients et fournisseurs.
Une circulation des informations sécurisée et traçable
Assurez le parcours entreprise-client
La transition vers des envois dématérialisés réduit les déplacements et, de ce fait diminue vos risques de perte de document ou de consultation non-autorisée. Sa mise en place vous garantit une traçabilité claire quant à la circulation des informations entre vous, vos clients et vos fournisseurs.
Ainsi vous aurez connaissance, de qui a envoyé quoi, à qui et quand, en quelques clics ! Et les informations passeront instantanément de vous à votre destinataire.
Une garantit de sauvegarde, de stockage et d’accessibilité
Optez pour une solution automatisée
Le processus de dématérialisation a l’avantage de simplifier l’accès aux documents. Les documents sont consultables par les parties concernées, grâce à l’archivage numérique et au stockage informatisé. Une sauvegarde quotidienne est effectuée sur un serveur, ce qui ajoute une sécurité supplémentaire à vos procédures d’envois dématérialisés.
Un moyen de se démarquer
Combattez la résistance au changement
Certaines entreprises sont réfractaires à l’idée de modifier leurs habitudes de travail. Seulement, ces habitudes ne sont plus efficaces et non-économe. Vos clients attendent plus de vous. Alors, démarquez-vous grâce à la dématérialisation qui apportera, vitesse et simplicité à vos clients.
Renforcez votre image et renouvelez votre message
La digitalisation est un argument de vente prometteur et cela est prouvé par une formule simple :
Moins d’impressions + Moins d’expéditions + Moins de transport = Réduction drastique de votre empreinte Carbonne
Et oui ! Passer au numérique c’est aussi un geste pour la planète. Maximiser vos chances de réussite, en usant de tous les atouts de ce fonctionnement au sein de votre entreprise mais également auprès de vos clients !
Quelles solutions mettre en place ?
La dématérialisation offre pléthore de moyens aux entreprises. Ainsi vous pourrez créer vos documents de manière entièrement automatisée.
- Envoyez vos factures électroniques clients et fournisseurs
Réponse Almeria : E-FAKTO, de Akao - Gérez vos notes de frais en ligne
Réponse Almeria : CLEEMY, de Lucca - Informatisez vos absences et congés salariés
Réponse Almeria : FIGGO, de Lucca - Centralisez le traitement automatique de vos documents
Réponse Almeria : TAI, Les Compagnons d’Arcadie - Diffusez vos bulletins de salaires dématérialisés
- Générez des signatures électroniques
- Etc…
La dématérialisation une réponse à vos besoins, mais également une obligation légale
Le processus, encadré par l’article 222 de la Loi Macron du 6 Août 2015, a commencé depuis 2017 et se poursuivra jusque en 2020.
Toujours pas convaincu ?
Et si vous vous adressiez au bon intervenant ? Celui qui saura combiner conseils et expertise pour vous apporter les meilleures solutions à vos besoins.
Découvrez dès à présent et plus en détail nos préconisations de dématérialisation, sur notre site internet.
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